解读|《向会议要效益》好会议是策划出来的

关于本书

这本书致力于解决工作中最痛苦的问题。什么是好的会议呢?本书提出了一个比喻:”“一场完美的会议就像女人的裸妆,看似云淡风轻,实则用心良苦。“本书重点介绍的是不同于普通会议的“工作坊”形式的会议。

作者认为好的工作坊可以让整个的这个会场充满创造以及意想不到的一些成果。这样的创造过程和创造成果会改变一个人、一个团队的面貌,从而可能对一个组织乃至更广的范围产生好的影响。这样的会议的成功秘诀在于一个“对话”,所谓的对话就是参与者能够对一些话题进行深入地探讨,并且在探讨中发现或者创造出新的观点。

过去大家认为要产生这样的对话,是非常困难的,尤其是在工作场合以及一场会议中。即便这样的对话可以产生,促成对话的技术也是一门手艺,很难言传。作者却认为,通过对促成对话的技术进行整理和分析,就可以将它的技术部分提炼出来并且实现广泛的传播。这样就有了这么一本良心的和富有技术含量的书。

作者期待透过工作坊,不仅促进参与者之间的对话,还可以促进我们和知识、文化、社会、自然、地球、过去、未来的对话等等。

关于作者

这本书的作者是来自于日本的堀公俊 / 加藤彰 。他们都曾经在多个行业从事过跟组织管理有关的工作,并且一直来致力于开发和普及组织会议的促进技术。堀公俊创办了日本组织促进协会,这个协会是一个非盈利机构,致力于开发和普及以促进组织发展目的的技术和活动。

推荐背景

这本书是由千里马私董会创始人何永平教练推荐的,他在私董教练领域做了大量的探索和实践。在我尝试向教育领域推广私董会的过程中得到了他的大力帮助。我尝试用中英文分别在国内和国外搜集跟私董会有关的资料时,以及运用英文很多跟私董会有关的资料的时候,遇到了一个瓶颈,无论是用中文搜还是用英文搜,搜出来的东西都特别的有限。何老师建议我从日本的相关探索着手,并且推荐了这个系列的书。他的推荐为我打开了一扇门。

特别说明

这边书从日本语境翻译为中文的过程中,有一些专有名词和国内正在使用的有所不同。例如,本书中最核心的“研讨会”,在国内更多的使用是”工作坊“,英文是同一个词”workshop“。在这种情况下,我在解读中使用的还是工作坊,类似的一些翻译也是做了一些调整。如有不到之处,也欢迎多多交流。

结构简介

本书共有六个篇章,三大部分,我会分别分6次为大家解读。第一个部分是关于工作坊设计的基本步骤和要领;第二部分是深入剖析构成一个工作坊的零部件;第三部分是实践工作坊的过程如何发挥流程的力量。整体来看,我们可以通过这三个部分的完整学习掌握工作坊的设计技巧。

第一次的解读的是导入部分,也就是带大家认识了解工作坊。整个的解读分为以下几个主题:

-工作坊到底特别在哪里?

-工作坊服务什么目标,分什么类型?

-工作坊的设计元素和设计过程

-谁来定工作坊的目标?

-工作坊失灵的时候

1 工作坊到底特别在哪里?

第一个关键词是“人人都是主角”。通常的会议主角是主持人活着重要的发言嘉宾,在公司就是领导们。工作坊的主角是每一位参与者。因为人人都是主角,所以人人都应该和需要被调动起来,参与碰撞。

第二个关键词是“现场艺术”。作者用爵士乐也就是即兴演奏会来比喻工作坊,这样的艺术形式也被称为现场艺术,即更加重视当时当地所发生的。工作坊是一种现场艺术意味着每一次私董会因为来的人不一样,同样的人的不同状态而生发出新的东西。也就说,创新是研讨会的灵魂。

第三个关键词是“互动”。工作坊的设计核心就是如何让人们齐心协力的为特定的话题做贡献。齐心协力,意味着一方面要全身心的投入,另一方面还需要贡献相互促进的观点和资源。用作者的话来说,工作坊需要充分调动参与者的“自主性”和“互动性”。

概括来说,工作坊有五个特征,这五个特征都是围绕“协作”这一核心特征展开的。所谓协作就是通过资源共享对话的交流形式来激发参与者互动性,从而激发这个研讨会的活力。围绕协作的其他四个特征分别为:参与、体验、创造和学习。

2 工作坊服务什么目标,分什么类型?

根据工作坊的目标不同,大体上可以分为四大类型。

第一个类型是问题解决型。这个类型的工作坊背后有一个假设,就是说这个问题的答案和资源都不掌握在某一个人手里,尤其是某一位领导的手里。基于这个假设的问题就需要大家一起考虑怎么解决。

第二个类型是建立共识型。建立共识的工作坊需要有“自治”和“民主”作为基础出发点。在建立共识的工作坊中,大家需要共同讨论自己的事情,决定自己的事情,并且在后期共同去推进实施。这种工作坊在公共事业领域尤其是非赢利组织中被广泛使用。

第三种类型是比较普遍的教育学习型的工作坊。每个人的学习都需要将新的经验,新的知识和原有的经验、知识体系进行碰撞和融合。这个假设的核心思想是教育领域的建构主义。我们非常多的教育活动,如果能够采用工作坊的形式,从建构主义的角度来说,可以促进更多真实有效的学习的发生。

第四种类型是综合以上三种类型,被称为复合型或者变革性工作坊。例如以解决纠纷为目的的工作坊,既有问题解决,也有建立共识,可能也会包括过程中的教育学习目标。

3 工作坊的设计元素和设计过程

作者认为工作坊的设计元素主要包括三个:第一个是元素是关于参与者的,都是谁,多少人,在哪里开展;第二个元素是关于程序或者叫做议程,也相当于一个工作坊的脚本,需要包括目标和流程;第三个要素是关于主持人的,或者称他们为协作者,总之就是掌握流程、掌握话题的那个人。

基于这三大要素的工作坊设计分为四大步骤:第一步骤就是确定概念,也就是工作坊的目标是什么,需要谁来,然后确认是不是可以通过工作坊的形式和能邀请来的人实现目标。第二个步骤是挑选工作坊的类型,在三大类型即问题解决、达成共识、教育学习以及混合类型下面还有子类型。第三步骤是关于流程设计。第四步骤就是进行工作坊前的准备工作。作者认为,为了挖掘出此时此地产生了创新性成果,也就是拿到工作坊的目标,我们一定要做充分的准备。

在程序上作者对常见的两种挑战做了说明。第一种挑战是:既要重视现场又要提前做好准备,那么流程到底详细到什么程度呢?作者认为需要灵活处理,根据实际情况来。如果我们要最大限度地利用现场产生的结果,就不需要接去制定非常详细的这个程序,相反需要花更多的心思在组建团队、挑选合适的主持人,以及与主持人做充分的沟通上面。另外一种情况,我们对会议的预期不够清晰的情况下,为了避免因为准备不充分拿不到工作坊结果反而是需要详细的流程的。

第二个挑战是工作坊的设计是从目标出发,还是从我们已经有的一些必须要做的活动出发。作者认为,无论是哪一种都可以,看我们手头的资源是什么,顺藤摸瓜去找到我们需要的东西。从活动出发的时候,我们重点在于找到活动的目标,为了实现目标前后要做其他活动,然后去找到整个工作坊合理的整体目标。所以无论哪种,重要的是从整体到局部的关系是清晰并且达成共识的。

4 谁来定工作坊的目标?

我从何永平老师那里得到了很多的启发,融合书中的介绍构成的是一个工作坊目标共识原型。这个共识代表着三方:参与者、领导(工作坊需求方)以及主持人。对于领导来说,工作坊的目标需要跟机构的战略有关系。考虑参与者的需求的原因在于,这些是参与者来参加或者说投入的基础。对于主持人或者协作者也要考虑自己来协作对自己意味着什么,是否可以通过工作坊来做相应的工作坊促进。

通常来说,工作坊的目标是三者的交集,如果没有交集可能就不适合做工作坊或者说需要先想办法去调整或者扩大某一方或某几方的需求。

5 工作坊失灵的时候

工作坊也有失灵的时候,通常会在以下的三种情况下:第一种不需要做工作坊的情况是:领导人希望通过工作坊来达成决策走过场或者是决策的通知的目标。第二种不适合做工作坊的情况是:达成目标需要参与者具备必要的专业知识和技术,而实际情况是只有非常少部分的参与者具备这样的必备专业知识和技术。第三种工作坊失灵的情况是:工作坊处理的话题没有什么探讨空间,无法设计互动、思考以及协作。例如以灌输实际业务内容为目标的工作坊。

这是为大家解读的整本书的第一部分,感谢您的阅读,敬请期待下一个章节的解读。欢迎来信交流:leona@weneti.com

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