远程加油免费在线会议赋能服务

开工在即,被迫开启远程模式对很多伙伴来说都是大挑战。我们团队刚好有3年的远程经验,同时又是以线下工作坊设计执行见长。我们想为疫情下的社会创新机构,分享一些远程工作经验。同时,我们也非常乐意捐赠在线会议的支持服务,给到10家社会创新机构。但是可以给所有的愿意加入的社会组织或社会企业提供社群内的在线答疑支持。

01 服务模式

线上会议策划和流程设计

一次线上主持的示范服务

在线支持一位机构内部主持人的专业成长

02 核心内容

三种会议模板

主持人的四大工作

如何利用可视化促进工作

03 服务团队

Grace Tang 汤文静

25年以上零售、餐饮、房地产 行业工作经验,为雀巢、上汽等多家跨国企业的组织发展顾问。
她是经验丰富的人际沟通及谈判方面的培训师,同时在领导力和战略落地方面也是经验丰富的团队教练和咨询师。为企业和非营利性组织的领导者提供超过100小时的教练及导师服务。
她在公益及教育领域也积累了超过10年的经验,共同发起成立了一众基金,为雷励中国、上海联劝公益基金会等提供战略咨询服务。她担任复旦大学经济学院国际商务硕士兼职导师超过五年,也是湛庐文化出版公司的签约作家及译者;复旦大学国际商务硕士,英国雷丁大学房地产管理文凭。

Leona 曹蕾
上海未爱教育创始人,美国创业委员会认证创业导师。有近10年的教育公益领域专职从业经历,先后为雷励中国、Aha社会创新学院、上海百特教育咨询中心效力。工作期间,三家组织都处于创业初期,因此积累了丰富的创业团队工作经验,以及从研究到咨询到实践的丰富经验。2016年底和伙伴们创办了致力于发展“关心品质”的教育机构“上海未爱教育”。我们从四个方面开展工作:关心自己、关心他人、关心社会和关心自然。我们的业务是利用私董会教练技术、领导力技术、设计思维技术为开展四个关心领域工作的伙伴提供研究、咨询、培训业务。

04 特别说明

1 申请机构需要在服务后给到服务的反馈;

2 申请机构需要派一名人员学习主持技术并在内部实践;

3 我们选拔规则:先到先得,结合议题及区域的多元化。

解释权归未爱所有。

申请办法

联系@曹蕾

156 1836 5760(微信同手机号)

leona@weneti.com

05 开好会的背后

规则共建

信任空间建设

挑战促进成长

更多规则的解说请关注社群

后期会推出音频或者视频甚至直播

你的更多需求,我们更多行动

06 9个远程在线会议的成功经验

分布式团队必须考虑如何与远程同事建立良好的工作关系,以及如何有效地协作(包括通过在线会议)。幸运的是,分散的工作无需导致混乱的会议。通过一些准备筹划,团队是不仅可以进行在线会议,而且这些会议既富有成效又能够促进协作,就像使每个人都在同一房间一样。这里有一些准备,参与和跟进在线会议的提示,以使沟通非常清晰,重要的细节和任务不会落空。

准备在线会议阶段

俗话说:“好准备是成功的一半。”即将开始的开工计划会议会让你更深刻的理解它。

1.创建议程

会议准备的一个关键部分是创建一个议程,该议程将帮助每个人带着对会议目标的共识来参会,并让与会者都专注于优先事项。德保罗大学计算机科学,电信与信息学院副教授丹尼尔·米特尔曼(Daniel Mittleman)表示,议程的好坏取决于参与者对于议程的理解。好的议程设计是参与者能够理解的。同时,好的议程能够指引参与者去关注重点目标。

好的议程有几个共同特点:第一点是时间明确,通常来说1小时以内;第二个是目标明确,一次解决一个问题;第三个是请每个人说话,也就是用投票、发言等工具安排每个人进行发言,每次发言需要控制时间。通常来说好的会议还要说明分工:记时提醒、做笔记以及主持。

2.使用思维导图

思维导图相对来说比较简单好用,大家容易理解,推荐在会议前、中、后使用。会议前可以作为辅助讨论的资料的呈现工具,会议中可以是一个辅助讨论的工具以及记录工具,会议后可以方便的进行总结呈现。

会议前发送重要讨论的思维导图初稿可以为每个人做好准备,预先为评论或想法提供空间。如果你希望团队或参与者集思广益以准备在线会议,或在会议本身中实时进行头脑风暴,则共享思维导图也很有用。如果是实时的共享,我们通常用石墨的在线思维导图工具。

3.准备你的空间

环境中的各种因素都有可能造成远程工作的分心,所以事前准备安静的空间变得很重要。使用耳机可将背景噪音降至最低并防止音频反馈。如果您使用的是新的会议软件,请在在线会议开始之前进行测试。越少的干扰越高的会议成功率。

像专业人士一样参与

大家都准备就绪,会议时间到了。这里有一些技巧,可确保您的在线会议顺利进行。

4.缓慢而稳定

佛罗里达圣莱奥市圣莱奥大学教学技术助理副校长Susan Colaric建议,保持在线会议的进度比面对面会议慢一些。

“由于大多数系统的通信延迟了两到三秒,因此视频会议的会议实际上应该比典型会议慢一些,” Colaric告诉Inc.“如果要主持会议,请确保有问一个问题后要有足够的停顿。如果您是参与者,请在向小组讲话时用一只手发信号或说“问题”或“评论”,然后等待几秒钟再继续,以引起注意。

5.借助各种工具帮助描述

理想的情况当然是可以开视频会议,同时能够应用软件实现共享屏幕,共享电子白板等。但是通常情况下,我们80%的会议其实都是语音会议。这个时候如果不共享屏幕,并且需要描述远程参与者看不到的内容,请尝试增加描述性。这将帮助你进行清晰有效地沟通。

尽可能为你的描述准备充足的视觉资料,不需要很完美,可能拍个照传到群里都极其有助于大家的理解。你也可以便捷的使用:截图功能、共享文件功能、共同编辑的功能等。在这里特别给大家推荐小团队可以使用的工具,包括:石墨(可以在线一起编辑文档、ppt、excel、思维导图)。如果是讨论一些设计,可以使用Canva,目前看到的最强大的最简洁的设计共享和共同编辑的工具。

6.做好笔记

良好的笔记记录是所有会议都可以受益的,并且有很多方法可以记录有用的笔记。在线会议,您可以通过在线思维导图获得类似白板记录类似的效果,在线思维导图使每个人都可以实时查看并添加新的想法。这是保持所有人参与度,提高清晰度并从所有参与的团队成员中获取意见的好方法。

会议结束后

你做到了!会议马上就要结束……几乎。在在线会议结束时(以及以后),你可以做一些事情来保持与每个参与者的清晰沟通。

7.回顾一下

会议即将结束时,请所有人回顾自己负责的行动项目。这是一种确保每个人都了解谁在解决什么并确保问责制的方法。当您看不到面部表情或肢体语言时,这种额外的清晰度特别有用。

8.保存整理所有人的汇报以备后用

如果你刚刚结束一次重要的会议,确保你已经断开会议连接的情况下,在第一时间整理这些汇报资料。时间越久,你越不想再去碰它。

9.分享笔记

还记得您记下的那些精彩笔记吗?确保涉及的每个人都可以访问它们。这是达成共识的另一种好方法,可以共同了解已决定的内容,由谁负责哪些行动项目以及将来要采取的后续行动。

在线会议的目标与面对面会议没有什么不同:进行清晰的沟通,以便你做出使组织如何发展的决策。如果你本来就有丰富的线下会议经验,那么转到线上场景时只需要做一些调整,注意上面的9个方面,你也可以可以像坐在一起的会议室一样成功开一场会。

如果你有任何意见,问题或会议技巧,很乐意和你沟通!

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