案例 | 72人在线沙龙,如何做?

线下沙龙,

是城市有志青年的重要社交场景;

足不出户,

怎么开沙龙和有趣的灵魂相聚?

最近,我们开了一场72人的在线沙龙,

跟你分享全过程,

期待你也开一场在线沙龙!

更多关于沙龙的现场记录

欢迎扫码入群获取

缘起

2020年2月15日,远程加油——“疫情之下,组织如何开好会线上沙龙”活动由未爱教育和汤文静教练发起。项目为疫情下的社会创新机构,分享一些远程工作经验,支持10家组织的在线开会,并开展线上的免费咨询。

就组织如何开会,汤文静教练录制了系列的音频,解读了组织开会的类型以及如何开决策会、复盘会、脑暴会等。(链接中包括6条音频,还包括了相应的文本)。

(微信扫码也可以收听,喜马拉雅APP扫码效果更好)

我们还定了个小目标,如果人数超过150,就开直播分享会。这个想法得到了大鱼营造的热情支持,于是就有了这次线上沙龙。

阶段一:准备

设计议题和议程

线上沙龙的议题选择可以画三个圈,分别是:

团队的业务圈,也就是是不是自己团队该做的事

团队的能力资源圈,团队能够调动的资源

目标参与者的需要圈,他们关心的和想要收获的是什么

找到三个圈的结合点,就可以确定你的议题了。

议程的设计主要关注三个点,分别是:

设计流程,围绕议题层层展开

设计互动,不断调整参与者能量状态

分配角色,让每个人做贡献;

本次线上沙龙分为三个环节,每个环节30分钟:

“疫情之下,组织如何开好会”的主题分享;

线上Mini问题解决流程(盒子流程)体验 ;

奇葩说;Q&A(类似平行论坛)

分配角色

来看看一场线上沙龙会有多少个角色,

主持人@曹蕾:提前分组、活动预告、提醒参与、流程介绍、回应流程问题

会议助理@曹音音:文档准备和上传、即时分享重要的信息(类似白板功能)

分享嘉宾@汤文静:主题分享,答疑

会议记录@卷二:录屏、录音、文字纪要形成会议纪要;

小组的支持者

@冬青、菲菲、亦凡、三多、毛毛、大茉莉、茹心、王敏、赵辉、钟庆盈Daisy、闪闪类似线下分组讨论中的小组长,线上分组讨论的时候也需要有人扮演这个角色,带领大家走流程

会议平台

可选的平台有很多,比较方便不用装APP的就是“腾讯会议”

盒子环节因为每个盒子人数5人,所以使用的是微信群视频

选择时的几个重点关注:

麦克风的控制功能,主持人是否可以控制大家的麦克风,这样可以降低分享环节的干扰;

视频功能,主持人邀请大家开视频,一旦用视频就不方便摸鱼;

提前测试,提前测试,提前测试。

阶段二:运行

Check In

进入腾讯会议后,主持人带着所有人做了一轮从你的所在地报平安的1分钟Check in 后,线上沙龙就快节奏的开始了。此处线上的check in要比绝大多数的线下Check in 要更高效。check in 结束就可以分享主要的流程给到所有人了。

此处秘诀:

-提前提醒大家准时上线

-告知迟到10分钟关闭进入通道

-暖心的check in主题

-用“地点”这个主题让大家意识到,是线上让不同的人的“碰面”变成了可能

-报平安让大家意识到相互的关联,背景和彼此祝福,提能量

主旨分享:疫情之下,组织如何开好会

汤文静教练首先就“疫情”对组织意味着什么,本质是是什么,跟领导力的关系,常见的类型及相应的注意事项做了深入的讲解。最后,她指出远程会议出现的问题并不一定源于远程。应当区分问题是源于会议本身还是远程的形式,亦或是源于机构的管理问题(业务问题&组织问题)。会议只是管理媒介,会议体现的问题都是表象,深层藏着的都是其他东西。

汤文静教练在主旨分享中亲自示范了如何控场:

1、控制现场时间,现场25分钟结束直接的内容输出。通过事先分享给大家的音频和文章邀请大家各自准备之后再进入沙龙,留出足够现场时间进行答疑互动;

2、清晰的框架和脉络:是什么为什么怎么做;不仅分享了会议之“术”,更带领大家理解会议之“道和法”

3、从听众出发,努力让听众易理解,通过答疑和互动环节呈现更多案例,用学员的互相提问启发大家;

Mini问题解决流程:盒子体验

汤老师提出会议“四要和四不要”,并针对其中“管理主题”和“管理能量”这两要设计了“盒子会议”流程的体验环节,这是此次沙龙第二部分的内容。

盒子流程是一个很好用的开会工具之一。参与者可以体验如何通过互助来解决问题。盒子流程密度高,适用范围很广,这是一个“聆听”+“注意力”训练+“感谢”回应,可以给到参与者很强的能量链接感。

一个盒子流程包括:Check In、正式体验和Check Out。Check In 是确认大家都到场了,正式的体验包括4轮,每一轮有提问,倾听和反馈的流程,最后每个人分享一下自己这个环节的感受、听到或者收获就完成了check out

我们的经验是:

-提前建小组

-提前确定好盒子流程的协作者(或者小组长)

-提前将盒子流程的具体话术发给协作者

听听盒子体验者的反馈吧:

盒子体验可以激发不愿意发言的伙伴,在最后的环节有心流的感受。通过这样一个平行对话交流的环节加深了沙龙参与者对活动议题的深入理解和收获更多良好互动体验。

---吴娜

“奇葩说”,三种回应模式等你来

为了进一步的刺激大家的参与,让大家成为沙龙的主人,我们设计了“奇葩说”环节。这个环节中所有参与者都有机会扮演嘉宾角色,就远程会议的问题发表观点,和回应观点。发表观点采取闪电发言的形式,每个人3分钟。

回应观点有3种格式:

杠(观点不用,提出反对)

问(对分享者进行提问)

理解(同意观点,表达认同)

未爱教育好伙伴张立秋老师分享了自己开四小时复盘会的经验和教训,伙伴们用这三种方式回应:

问:原本会议时限是如何?(答:2小时)如果改进会如何做?

杠:所有的有效会议来源于主持人,来源于职位最高的人。应当考虑时间模块,时间把控,作为主持人应当严肃限制。

理解:我是一位妈妈,家里有两个孩子。在公益机构工作,复工已经两周。原本工作热情蛮高的,但对疫情期间的工作稍微感到有些疲惫。前几天下午一点多工作会议还未结束,无法给孩子做饭。所以对于这次分享中关于时间管理的部分深有感触。

Q&A,示范什么是简洁有力的提问和回应

很多的沙龙都会有问答环节,线上沙龙也可以做,做好它也有几个小技巧:

告知时间限制条件,请提问者想好问题简洁提问;

举手提问,如有必要先将问题放到聊天室;

分享人简洁有力的回应,并且最好能有回应框架;

Check Out,分享收获也要言之有物

最后,但是一定要做的是:Check Out。Check Out的核心是分享活动的收获,以及接下来将要采取的行动。

Check Out的好处:

回顾沙龙都发生了什么,相互补充

汇集“金句”,让每个人都有机会发光

跟自己链接,思考对自己的影响

和未来链接,探索更多的机会

提升集体能量

Check Out的错误示范:

今天我感觉很有收获

我从大家身上都学习了很多东西

感谢老师的分享

Check Out的优秀分享:

重点“言之有物”

@Fong :接下来的行动:汇报控制时间

@水浮萍:明天准备开一个用盒子工具的会议

@汤蕙好:在近期尝试一次线上培训,并尝试使用平行宇宙的方式。

@小V:我们也将着手尝试,先要进行分类和梳理,再定会议主题和具体流程 做好分工和时间的管控。

@ 大茉莉:反思目前企业的管理问题与对策(远程下企业的管理问题暴露) 

阶段三:工作

会议的结束,也是工作的开始:

沙龙虽然结束,但是,怎么去延续沙龙的影响,怎么去创造更深度的链接才刚刚开始。可能要做的工作有: 沙龙的复盘会议沙龙的内容整理沙龙的输出整理沙龙后的产品或业务准备……对于我们的来说,这场沙龙后,团队发现针对社会组织的赋能可以更加丰富,可以更多的伙伴来共建,可能的机会点:-合作研发线上的会议小工具包,像奇葩说、盒子这样的;-旁听组织开会,为组织的会议问诊;-协助组织设计会议框架,优化会议流程,开出会议的成效;……
期待你的转发、反馈、合作邀约等。

任何关于活动的设计解释,敬请咨询。

曹蕾 15618365760(微信号同手机号)

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注